Persondata- og cookiepolitik

Ved at benytte hjemmesiden SMTP.dk, mySMTP.com og tilknyttede tjenester samtykker du til, at SMTP.DK ApS behandler dine personoplysninger i henhold til denne persondata- og cookiepolitik (herefter ”Persondatapolitik”).

Denne Personpolitik gælder for alle SMTP.dk’s kunder fra den 1. marts 2018. SMTP.dk kan til enhver tid ændre denne Persondatapolitik, hvilket SMTP.dk vil informere kunderne om.

 

1  DATAANSVAR


1.1  Dataansvarlig

SMTP.DK ApS (herefter ”SMTP.dk”, ”vi”, ”os” eller ”vores”) er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine persondata behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

1.2  Vi tager din databeskyttelse alvorligt

Vi indsamler og behandler persondata som et naturligt led i driften af SMTP.dk og mySMTP.com og har derfor vedtaget denne Persondatapolitik. Den fortæller dig, hvordan vi behandler de persondata, vi indsamler og bruger, når du anvender vores tjenester.

1.3  Vi sikrer fair og transparent databehandling

Når vi beder dig om at stille dine persondata til rådighed for os, oplyser vi dig om, hvilke persondata vi behandler om dig og til hvilket formål. Du modtager oplysning herom på tidspunktet for indsamling af dine persondata.

1.4  Kontaktoplysninger

Hvis du gerne vil i kontakt med os, er vores kontaktoplysninger er:

SMTP.DK ApS

Flæsketorvet 75

1711 København V

CVR: 29849439

Telefon: 20 880 880

Mail: support@smtp.dk

 

2  BEHANDLING AF PERSONDATA


2.1  Brug af hjemmeside uden tilmelding til tjenester

Det er muligt for dig at anvende hjemmesiden uden, at vi indsamler oplysninger om dig som beskrevet i de følgende afsnit. Du skal dog være opmærksom at hjemmesiden anvender cookies, hvorfor en deaktivering heraf kan nedsættes vores hjemmesides funktionalitet. Du kan læse mere om cookies nedenfor i afsnit 4.

2.2  Når du tilmelder dig tjenester på hjemmesiden eller kontakter os

Vi anvender persondata om dig for at levere vores tjenesteydelser til dig, forbedrer vores service og sikre kvalitet i vores tjenester samt i vores kontakt med dig. 

De persondata, vi anvender, omfatter navnlig:

  • Almindelige persondata i form af kontaktinformationer

  • Persondata om navn, adresse og e-mail.

  • Oplysninger, der indgår i henvendelser til os, klager, feedback mv.

SMTP.dk indsamler ikke personhenførbare oplysninger fra tredjemand om kunderne.

2.3  Vi indsamler og opbevarer dine persondata til bestemte formål

Vi indsamler og opbevarer dine persondata i forbindelse med bestemte formål eller andre lovlige forretningsmæssige formål. Behandlingen sker, når vi har brug for:

  • Levering af vores tjenester

  • Opfyldelse af din anmodning om særlige tjenester

  • Forbedring af vores tjenester

  • Tilpasning af vores kommunikation og markedsføring til dig

  • Administration af din relation til os

Du kan læse om de enkelte tjenester i det følgende. Vi overholder altid de generelle principper som er beskrevet efter de enkelte tjenester.

2.3.1  SMTP-server

SMTP.dk tilbyder adgang til SMTP-server der sender e-mails på kundens vegne.

SMTP.dk foretager behandling af følgende oplysninger:

  • E-mail

  • Title

  • Fornavn

  • Efternavn

  • Land,

  • MOMS-nr.

  • Login & password

  • Adresse

  • Telefonnummer

  • IP-adressse(r) and domænenavne

Til brug for vores service foretager SMTP.dk behandling til brug for:

  • login data og browser data der hvor brugeren giver tilladelse til det

  • Ordrehistorik

  • Klager

  • Begivenheder

  • Information vedr. Abonnement

  • Beskeder på siden

  • Data, som automatisk indsamles på baggrund af brugeraktivitet på hjemmesiden (jf. cookiepolitikken nedenfor

Oplysningerne videregives ikke af SMTP.dk.

Vi behandler disse oplysninger på baggrund af dit samtykke og overholder de øvrige vilkår i Persondatapolitikken.

2.3.2  E-maillister

SMTP.dk tilbyder mulighed for i markedsføringsøjemed at sende e-mails til modtagere på din kontaktliste.

SMTP.dk behandler følgende oplysninger fra dine kontaktlister: navn og e-mail. Desuden behandler SMTP.dk de oplysninger, der fremgår af emnefeltet samt af den udsendte e-mail.

Oplysningerne vil blive brugt til brug for fakturering, til vores statistiske formål, til brug for kundesupport, samt hvor vi er forpligtet hertil i henhold til lovgivningen.

Oplysningerne videregives ikke af SMTP.dk.

2.3.3  Nyhedsbrev

Du kan under kundeoprettelsen særskilt tilmelde dig vores nyhedsbrev. Du vil altid kunne framelde dig denne service i hver henvendelse. Du vil ikke modtage nyhedsbreve eller andre uopfordrede kommercielle henvendelser fra vores partnere uden forudgående samtykke.

Vi tracker åbninger af e-mails via en tracking-pixel, der giver et kald til afsendelsesserveren om, at vores nyhedsbrev er blevet åbnet. Når du klikker på et link vores nyhedsbrev spores dette via den destinationsside, hvortil linket peger.

2.3.4  Videregivelse af personoplysninger til samarbejdspartnere

2.4  For at kunne levere vores ydelser til dig, er det nødvendigt at kunne videregive relevante personoplysninger om dig til virksomheder, der hoster vores data og drifter vores servere. Vi behandler kun relevante persondata

Vi behandler kun persondata om dig, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, der er defineret ovenfor. Formålet er afgørende for, hvilken type persondata om dig, der er relevante for os. Det samme gælder omfanget af de persondata, vi bruger. Vi bruger fx ikke flere persondata, end dem, vi har brug for til det konkrete formål. 

2.5  Vi behandler kun nødvendige persondata

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type persondata, der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Typen og omfanget af de persondata, vi behandler, kan også være nødvendige for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse.  

2.6  Vi kontrollerer og opdaterer dine persondata

Vi kontrollerer, at de persondata, vi behandler om dig, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere dine persondata løbende.

Da vores tjenester er afhængig af, at dine persondata er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine persondata. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor under punkt 1.3 til at meddele os dine ændringer. Vi vil også efter behov bede dig opdatere dine oplysninger, fx via vores nyhedsmail.

2.7  Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af dine persondata. 

Vi opbevarer personoplysninger, som vi efter lovgivningen, er forpligtet til at opbevare. Derudover sletter vi inaktive profiler efter 1 år efter forud at have påmindet brugeren herom. Detaljerede logfiler vedrørende modtagere af e-mais fra vores kunder slettes efter 1 måned. Vi logger kun afsender og modtager og gemmer intet e-mailindhold.

2.8  Vi indhenter dit samtykke, inden vi behandler dine persondata

Vi indhenter dit samtykke, inden vi behandler dine persondata til de formål, der er beskrevet ovenfor, med mindre vi har et lovligt grundlag for at indhente dem. Vi oplyser dig om et sådant grundlag og om vores legitime interesse i at behandle dine persondata, fx hvis behandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelse af kontrakten, som du er part i, eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelse af kontrakten.

Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os. Brug kontaktoplysningerne ovenfor under punkt 1.3, hvis du ønsker yderligere oplysninger. Tilbagetrækning af samtykke berører dog ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykke inden tilbagetrækningen.

2.9  Vi videregiver ikke dine persondata uden dit samtykke

Hvis vi videregiver dine persondata til samarbejdspartnere og aktører, bl.a. til brug for markedsføring, indhenter vi forinden dit samtykke og informerer om, hvad dine persondata vil blive brugt til. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod denne form for videregivelse, og du kan også frabede dig henvendelser i markedsføringsøjemed i CPR-registeret (den såkaldte Robinsonliste).

Vi indhenter ikke dit samtykke, hvis vi er retligt forpligtet til at videregive dine persondata, fx som led i lovpligtig indberetning til en myndighed.

 

3  SIKKERHED


3.1  Vi beskytter dine persondata

Vi passer på dine persondata for at undgå at de utilsigtet går tabt eller bliver ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Vi anvender databehandlere i EU som opbevarer og behandler personoplysninger på vegne af SMTP.dk i henhold til denne datapolitik og den gældende lovgivning.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for fx diskrimination, ID-tyveri eller -svindel, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

 

4  BRUG AF COOKIES


4.1  Cookies, formål og relevans

Vi anvender cookies til at indsamle oplysninger om dig. Vi har udarbejdet en selvstændig cookiepolitik, som du finder her

 

5  DINE RETTIGHEDER


5.1  Du har ret til at få adgang til dine persondata

Du har til en enhver tid ret til at få oplyst, hvilke persondata vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager persondata om dig, i det omfang vi videregiver persondata i Danmark og i udlandet.

Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst, under punkt 1.3. 

5.2  Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet.

Hvis de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes. 

I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata. Det kan fx gælde, hvis du trækker dit samtykke tilbage. Hvis du mener, at dine persondata ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

5.3  Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata.

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du kan også gøre indsigelse mod vores videregivelse af dine persondata til markedsføringsformål. Du kan bruge kontaktoplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af dine persondata. 

5.4  Klage.

Hvis du vil klage over vores behandling af dine personoplysninger, herunder at vi ikke har imødekommet din anmodning efter afsnit 5.1-5.3, har du også mulighed for at tage kontakt til Datatilsynetdt@datatilsynet.dk eller +45 33 19 32 00.